Każda firma bądź instytucja w trakcie swojej działalności wytwarza różnego rodzaju dokumentację, która zazwyczaj mieści się na nośnikach, zarówno tych nowoczesnych, jak płyty czy dyski, a także na tradycyjnym papierze. Dokumentacja ta rejestruje sposób działania oraz zawiera informacje na temat zarządzania daną działalnością. Wszystkie tego typu akta posiadają określoną skalę informacji dotyczącą poufności zamieszczonych danych. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów mówią o odpowiednich symbolach oraz kategoriach prawnych których należy przestrzegać w momencie ich archiwizacji.
Obowiązujące przepisy, a archiwizacja dokumentów
Powodem, dla którego firmy decydują się na archiwizację dokumentów jest ich nadmierna ilość. Niejedna firma czy instytucja po kilku latach działalności przestają sobie z nimi radzić. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów mówią jasno o przestrzeganiu kilku, najważniejszych zasad. Są to między innymi:
- miejsce przechowywania dokumentów (bezpieczna lokalizacja, budynek)
- stosowna segregacja archiwizowanych dokumentów
- zabezpieczenia przechowywania dokumentów (np. budynek przeciwpożarowy)
- kontrolowanie temperatury oraz wilgotności powietrza (brak styczności z wodą)
Decyzja o powierzeniu dokumentów zewnętrznej firmie w celu ich archiwizacji nie należy do najłatwiejszych z uwagi na poufność informacji. Tak ważne dokumenty tworzą zwykle różnego rodzaju akta finansowo – księgowe, akta osobowe byłych pracowników, projekty podejmowanych działań, dane klientów, raporty bądź faktury. Współpraca z zewnętrznymi firmami pozwala na zachowanie porządku oraz ewidencjonowanie tych wszystkich najważniejszych dla przedsiębiorstwa dokumentów. W tym celu powstaje wiele firm (np http://www.sawo-recykling.pl/archiwizacja_dokumentacji.html), które w swoich ofertach mają usługi związane z archiwizacją oraz posiadają niezbędną wiedzę na temat obowiązujących obecnie przepisów prawnych. Tego typu firmy starannie przestrzegają wszystkich dyrektyw, które działają na podstawie ustaw państwowych.
Przepisy odnoszące się do archiwizacji dokumentów
Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów określają w dużej mierze warunki przechowywania, zabezpieczania oraz zarządzania dokumentami. Powierzone dokumenty zewnętrznym firmom również zarządzane są elektronicznie z uwagi na takie nośniki, jak choćby dyski w komputerach. Decydującym czynnikiem bezpieczeństwa dokumentów jest ich sposób przechowywania. Wpływ na nośniki danych oraz na wersje papierowe z pewnością mają warunki, jakie panują w budynku, jest to temperatura, odpowiednia wilgotność powietrza oraz poziom zanieczyszczenia. Styczność nośników elektronicznych z wodą lub ze zbyt wysoką temperaturą może uszkodzić dane. Firmy, którym powierzamy dokumenty zaopiekują się danymi w sposób profesjonalny, bez obaw o trwałość zapisanych informacji oraz zgodnie z przepisami prawa. W takim właśnie przypadku, nie powinniśmy bać się współpracy z firmami zewnętrznymi. Porządek w dokumentach i ich prawidłowe przechowywanie może bowiem, w najmniej oczekiwanym momencie, wpłynąć na działalność przedsiębiorstwa i albo zagwarantować jej sukces albo być przyczyną nieodwracalnej porażki.
