Co raz więcej przedsiębiorstw rezygnuje z prowadzenia własnej wewnętrznej księgowości samodzielnie. Wynajęcie firmy zajmującej się profesjonalnym prowadzeniem ksiąg księgowych i rachunkowych niesie za sobą mnóstwo korzyści. Nosi to nazwę outsourcingu usług księgowych.
Co warto wiedzieć przed zleceniem prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej?
Przed nawiązaniem współpracy z firmą oferującą outsourcing usług księgowych należy najpierw dokładnie przeanalizować wszystkie dostępne na rynku firmy. Wybór zleceniobiorcy należy podjąć w oparciu o zakres czynności, jakie wyszczególnił w swojej ofercie w ramach sugerowanego wynagrodzenia. Warto także zwrócić uwagę na doświadczenie, jakim może pochwalić się dana firma. Wynajęcie podmiotu obecnego na rynku wiele lat oraz cieszącego się dobrą opinią klientów minimalizuje ryzyko komplikacji podczas współpracy.
Konieczne jest także szczegółowe ustanie warunków współpracy, które muszą zostać sfinalizowane stosowną umową. Pismo, aby było wiążące, musi zawierać kilka podstawowych informacji. Należą do nich między innymi dane obu stron, okres trwania umowy oraz okres jej wypowiedzenia, a także zakres obowiązków zleceniodawcy i zleceniobiorcy oraz związane z nim wynagrodzenie.
Obniżenie kosztów prowadzenia działalności
Prowadzenie własnego wewnętrznego działu księgowości wymaga zatrudnienia dodatkowych pracowników, a także zapewniania im odpowiednich szkoleń okresowych i badań lekarskich. Niewątpliwie czynności te generują dla przedsiębiorstwa duże koszty. Niezbędny jest również zakup oprogramowania finansowo-podatkowego oraz sprzętu biurowego umożliwiającego pracę. Wynajęcie zewnętrznej firmy świadczącej usługi księgowe eliminuje koszta związane z powyższym.
Sporego nakładu finansowego wymaga również archiwizacja dokumentów. W przypadku zlecenia prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi świadczącemu outsourcing księgowości, archiwizowanie również należy do jego obowiązków. Dla przedsiębiorstwa jest to zatem duża oszczędność zarówno finansowa, jak i przestrzenna.
Odpowiedzialność za błędy
Wykwalifikowana kadra pracownicza firm świadczących outsourcing usług księgowych na bieżąco orientuje się w zmianach i niuansach w prawie podatkowym. Z tego tytułu odpowiedzialność za popełnione w księgach rachunkowych ewentualne błędy ponosi zleceniobiorca. Jest to tak zwana odpowiedzialność kontraktowa, według której podmiot realizujący zlecenie ma obowiązek dopilnować, aby było ono wykonane we właściwy sposób i nie narażało przedsiębiorstwa na jakiekolwiek straty.
Warto jednak zaznaczyć, że pomimo odpowiedzialności kontraktowej, w świetle prawa to przedsiębiorca jest odpowiedzialny za regulowanie podatków, dlatego w przypadku nieprawidłowości może ponieść konsekwencje prawne. Wówczas jednak ma prawo ubiegać się o odszkodowanie od zleceniobiorcy z tytułu niewywiązania się z założeń podpisanej przez obie strony umowy.
Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z GLC
