O outsourcingu kadr mówi się coraz częściej i to zjawisko jest również coraz częściej wykorzystywane w praktyce. W zasadzie działalność większości firm z powodzeniem opiera się właśnie na tym jednym zjawisku. Jest to bowiem zlecanie firmie zewnętrznej zadania, z którym wcześniej przedsiębiorstwo radziło sobie samo, w swojej strukturze. Najczęściej outsourcing będzie związany z rekrutowaniem odpowiednich pracowników na konkretne stanowiska – stąd mamy tylu specjalistów, którzy dzwonią do nas z pytaniami odnośnie rekrutacji na konkretne stanowisko dla „swojego klienta”.
Co należy do zadań outsourcing?
Rekrutowanie pracowników to jednak nie wszystkie zadania, jakie realizuje outsourcing. Do owej listy należy również dodać przede wszystkim prowadzenie akt osobowych, przygotowywanie różnorodnych dokumentów, które są związane z pracownikami, a przygotowywane są specjalnie dla administracji, a także obliczanie wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników, przygotowywanie również tak zwanych „pasków płac”, ewidencja urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich oraz okolicznościowych, a także wszelkich absencji pracowniczych. Monitorowanie oraz pilnowanie terminów badań lekarskich czy wykonywanych szkoleń BHP również należy do zadań, jakie ma przed sobą outsourcing kadr.
Dwie formy outsourcingu kadr
W przypadku outsourcingu kadr mamy do czynienia z dwoma zasadniczymi modelami. Pierwszy z nich zakłada przekazanie pewnych zadań do wykonania firmie zewnętrznej, ale do tego dochodzi również przejście części firmy. Drugą formą jest zlecenie wykonania pewnych zadań zewnętrznemu podmiotowi, ale bez przechodzenia części firmy na drugą stronę.
Jakie zalety, a jakie wady posiada outsourcing kadr?
Każde rozwiązanie organizacyjne będzie posiadało zarówno swoje wady, jak i zalety, i jak w każdym przypadku, również tutaj trzeba zrobić ich bilans. Do najczęściej wskazywanych zalet wykorzystania outsourcingu jest koszt, jaki firma zewnętrzna pobiera w przeliczeniu na jednego pracownika. Zsumowanie daje znacznie mniejsze koszta niż zatrudnianie kolejnego, osobnego pracownika do zarządzania właśnie tymi danymi. Dodatkowo nie potrzeba posiadać specjalistycznej wiedzy z tego zakresu czy nie trzeba niepotrzebnie marnować czas.
Jednak nawet najlepsze rozwiązanie będzie posiadało swoje wady – jednym z nich jest zagrożenie wypłynięciem poufnych danych osobowych do osób trzecich. Trzeba wybierać jedynie bardzo rzetelne firmy, ponieważ to w ich rękach mają znajdować się bardzo poufne dane. Pracodawca musi również zdawać sobie sprawę z faktu, że za prawidłowość wszystkich dokumentów odpowiada przed pracownikiem samodzielnie, mimo że korzysta z pomocy firmy zewnętrznej. Mandat za wykryte przez Państwową Inspekcję Pracy nieprawidłowości otrzyma jedynie pracodawca, a nie firma outsourcingowa. Zanim zostanie podpisana stosowna umowa z outsourcingiem kadr, konieczne jest sprawdzenie, czy przedsiębiorstwo posiada wszystkie niezbędne licencje oraz pozwolenia, m.in. certyfikatu księgowego czy wpisu na listę biegłych rewidentów.
