Ilość dokumentów, jaka przepływa przez przedsiębiorstwo średniej wielkości, może być liczona w tysiącach. Każdy dokument zawiera poufne informacje, takie jak dane osobowe, dane firmy, informacje handlowe i wiele innych. To kwestie, którymi niepodważalnie nie powinniśmy dzielić się z osobami nieupoważnionymi. Dokumenty, które obecnie nie są potrzebne, jednak nie minął jeszcze czas ich przechowywania, należy umieścić w archiwum, aby w razie potrzeby możliwy był ich szybki odczyt. W takiej sytuacji doskonałym rozwiązaniem okazuje się profesjonalna archiwizacja dokumentów gwarantująca bezpieczeństwo dokumentów oraz wygodę.
Bezpieczeństwo dokumentacji firmy
Dokumenty nadal najczęściej przetwarzane są w wersji papierowej. Powoduje to spore problemy wynikające z ich przechowywaniem. Wszelkie akta, umowy, czy faktury powinny mieć swoje miejsce, w którym narażone nie są na zniszczenie. W zależności od tego, z jakimi dokumentami mamy do czynienia, cechują się one zróżnicowanym czasem ich przechowywania. Jeżeli już mówimy o ich przechowywaniu, to także należy pamiętać o tym, że miejsca te powinny spełniać zasady bezpieczeństwa. Miejsca, w którym umieszczamy dokumenty, powinny chronić przed zalaniem, zniszczeniem lub możliwością wglądu przez osoby trzecie. W przypadku małych przedsiębiorstw wystarczy zazwyczaj niewielka szafka na akta, jednak większe firmy mają nie lada problem, aby przechowywać, archiwizować i niszczyć dokumenty zgodnie z najnowszymi rozporządzeniami o ochronie danych osobowych.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów w firmie
Właściciele dużych firm coraz chętniej korzystają z usług profesjonalnych firm archiwizacyjnych, w których możliwe jest przechowywanie, archiwizowanie oraz niszczenie dokumentów w odpowiednim czasie. Podjęcie decyzji o skorzystaniu z usług tego typu to gwarancja bezpieczeństwa oraz niesłychanej wygody, na którą liczyć może sam właściciel firmy oraz osoby, które zatrudnia. Wśród korzyści znaleźć można tutaj jeszcze:
- oszczędność czasu
- szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu
- bezpieczną utylizację dokumentacji po upłynięciu okresu jej przechowywania
- porządek w dokumentacji firmy
Jakie dokumenty można archiwizować w profesjonalnej firmie?
W firmie, takiej jak Rhenus Data Office Polska archiwizować można wszelkiego rodzaju dokumentację, taką jak akta, faktury, umowy, pocztę, dokumentację techniczną, akta osobowe i wiele innych. Firma zajmuje się przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej, dlatego usług firmy skorzystać może firma prowadząca różnego charakteru działalność bez względu na rodzaj bazy danych.
Dlaczego warto zdecydować się na profesjonalną archiwizację dokumentów?
Najważniejsze jest bezpieczeństwo dokumentów oraz postępowanie zgodnie z obecnymi przepisami prawnymi związanymi z rodzajem przechowywania, archiwizacji i utylizacji dokumentów. Niestety wielu przedsiębiorców nagminnie narusza przepisy, co skutkuje karą grzywny i innymi sankcjami. Skorzystanie z usług profesjonalnej firmy archiwizacyjnej to gwarancja zyskania pełnego bezpieczeństwa. Dokumenty umieszczane w archiwum segregowane są w taki sposób, aby możliwy był szybki do nich dostęp, a każdy dokument, którego okres przechowywania minął, mógł zostać zniszczony z zachowaniem wszystkich procedur. Jak wiadomo, faktury, akta osobowe, akta prawne oraz inne dokumenty różnią się od siebie nie tylko charakterem informacji, ale również okresem przechowywania. Po jego upłynięciu mogą zostać zniszczone, jednak do osiągnięcia danego pułapu dostęp do nich musi być możliwy w każdym momencie. Wszystko to sprawia, że w firmach powstaje prawdziwy bałagan. Dokumenty gubią się, następuje problem z ich odszukaniem, a w wielu przypadkach tak naprawdę nigdy nie są one niszczone, przez co osoby trzecie mogą zyskać szybki i łatwy dostęp do danych osobowych dawnego kontrahenta.
Wygodna pod każdym względem
Umieszczenie dokumentów w profesjonalnym archiwum to gwarancja pełnej wygody, którą docenia nie tylko sam właściciel firmy, ale również jego pracownicy z sektora administracji. Po nawiązaniu współpracy wszelkie dokumenty należy umieścić w jednym miejscu i w określonych odstępach czasu przywieźć do archiwum lub skorzystać z opcji dojazd do firmy. Na czym polega wygoda archiwizacji? Przede wszystkim na ładzie i porządku. Wszelkie kontrakty i dokumentacja grupowana jest przez pracowników archiwum. Każdy dokument otrzymuje specjalne oznaczenie i umieszczany jest w miejscu w taki sposób, aby możliwe było szybkie jego odszukanie w razie potrzeby. To doskonałe rozwiązanie dla średnich i dużych firm. Małe przedsiębiorstwa nie są narażone na nieład w dokumentacji w takim stopniu, jak duże koncerny, jednak nawet przy posiadaniu małej ilości dokumentacji mogą skorzystać z usług profesjonalistów. To także gwarancja zyskania w oczach kontrahentów. Można powiedzieć, że sposób odnoszenia się władz i pracowników w firmie to wizytówka dla osób, które być może w przyszłości będą chciały nawiązać współpracę. W pewnym sensie jest to stopień rzetelności, sumienności i odzwierciedlenie porządku panującego w przedsiębiorstwie.
